أنت لا تحصل أبدًا على فرصة ثانية لإحداث انطباع أول، وهذه المقولة صحيحة سواء كنت تعرّف نفسك لشخص جديد شخصيًا أو عبر البريد الإلكتروني. في الواقع، من الأهمية بمكان التأكد من أن كل كلمة تلامس الوتر الصحيح عند التواصل عبر البريد الإلكتروني؛ حيث يصعب إيصال معناك ونيتك دون مساعدة التواصل غير اللفظي.

لهذا السبب؛ فإن صقل مهاراتك في كتابة البريد الإلكتروني أمرٌ بالغ الأهمية؛ فهي تساعدك على تقديم نفسك بأكثر الطرق إيجابية ومهنية. إن إتقان البريد الإلكتروني الاحترافي يمكن أن يكون له آثار بعيدة المدى على المستلِم – وعلى عملك عبر الإنترنت.

نظرًا لأن البريد الإلكتروني هو شكل الاتصال الأكثر استخدامًا اليوم؛ فمن الضروري أن تفهم العناصر الرئيسة لكتابة البريد الإلكتروني للمهنيين في العصر الحديث، إن تحسين مهاراتك في الكتابة الاحترافية بسيطٌ . وفقا لما ذكره موقع “voilanorbert”.

خطوات لإرسال بريد إلكتروني

إذا كنت تبحث عن عناوين بريد إلكتروني لعملائك المحتملين؛ فننصحك بقراءة مقالتنا حول أفضل أدوات البحث عن البريد الإلكتروني في السوق.

 عنوان بريد إلكتروني احترافي

يعد اختيار عنوان البريد الإلكتروني المناسب أمرًا ضروريًا لبناء الثقة وتأسيس صورة احترافية. أولًا، حدد نطاقًا. بشكل عام، بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل أو المهنية. يجب تجنب استخدام نطاقات مثل “Hotmail” و”Yahoo”، أو نطاق مزود خدمة الشبكة. 

ويمكنك عادةً استخدام Gmail أو Outlook؛ لأنهما من أكثر موفري خدمة البريد الإلكتروني استخدامًا ولهما سمعة أفضل. ومع ذلك، يأتي استخدام هؤلاء المزودين مع تحدي العثور على عنوان احترافي لا يزال متاحًا. احتمالات توفر [email protected] ضئيلة للغاية؛ ما يجعلك عالقًا ببدائل غير ملحوظة وغير مهنية مثل [email protected].

إذا أمكن، استخدم النطاق المخصص الخاص بك. يُظهر ذلك عنصرًا من عناصر التطور، ويثبت أنك جاد بشأن ما تفعله. بالإضافة إلى ذلك، يمنحك مرونة أكبر لإنشاء عنوان البريد الإلكتروني المثالي دون الحاجة إلى القلق بشأن أخذه بالفعل.

وتعمل عناوين البريد الإلكتروني هذه؛ لأنها تتجنب الإشارات إلى العقيدة أو الجنس أو الآراء السياسية أو العرق أو الدين. كما أنها لا تنسى وأقل عرضة للخطأ في الكتابة. ومع ذلك، إذا قررت استخدام نطاق مخصص، فتأكد أيضًا من استخدام منشئ SPF لتكوين إعدادات بريدك الإلكتروني بطريقة صحيحة وتعزيز أمان بريدك الإلكتروني.

عنوان واضح للموضوع

تعد عناوين الموضوعات عنصرًا حاسمًا في رسائل البريد الإلكتروني ذات الطابع الاحترافي. إذا كتب عنوان الموضوع بشكل سيئ، فقد يكون له آثار مدمرة على حملات التوعية أو التسويق الخاصة بك. في الواقع، وفقًا لـ Convince & Convert، فإن 35 % من مستلِمي البريد الإلكتروني يفتحون رسالة بريد إلكتروني بناءً على عنوان الموضوع فقط. يمكن أن يؤدي عنوان الموضوع الخاطئ إلى ترك بريدك الإلكتروني غير مقروء – أو الأسوأ من ذلك، توجيهه إلى مجلد البريد العشوائي.

تحية احترافية

يتمثل اختيار التحية الاحترافية المناسبة في معرفة جمهورك. يجب تخصيص التحيات بناءً على هوية المستلِم. وما الذي ترسِله إليهم عبر البريد الإلكتروني، ومدى معرفتك بهم. لا تستخدم أبدًا تحيات عامة مثل “إلى من يهمه الأمر” أو “سيدي العزيز / سيدتي العزيزة”. يبدو ذلك كسولًا.

يجب أن تكون تحيات التواصل البارد والأعمال أكثر رسمية واحترامًا. بعض الأمثلة الواضحة هي:

“مرحبًا [الاسم]”، “عزيزي [الاسم]”، أو “أهلًا [الاسم]”
هذه التحيات آمنة ومُحترمة وتمنع أي فرصة لسوء التفسير. إنها أفضل رهان لك للاتصال الأولي بالعملاء المحتملين أو المعارف غير الرسميين أو سلاسل البريد الإلكتروني التي تضم العديد من الأطراف.

بمجرد بناء بعض التفاهم، يمكنك تخفيف تحيتك إلى شيء غير رسمي بعض الشيء، مثل “أهلًا [الاسم]”، أو “مرحبًا [اللقب]”.

بعد الانتهاء من التحية، يمكنك إضافة جملة قصيرة أو جملتين لإعطاء سياق لرسالتك، أو تمهيد سبب البريد الإلكتروني، أو تقديم تحية موسعة. (الأفضل من ذلك، تجاوز التخصيص البسيط وركز على التخصيص الفردي). يجب أن تفكر في إنشاء قالب بريد إلكتروني للأعمال للعمل عليه وتخصيصه لكل شخص تتواصل معه.

 نسخة بريد إلكتروني واضحة وموجزة

في هذه الأيام، يجب أن يكون نص بريدك الإلكتروني قصيرًا وموجزًا ليكون فعالًا. ذلك لأن الشخص العادي يتلقى حوالي 90 رسالة بريد إلكتروني يوميًا. لا أحد لديه الوقت لقراءة كل منهم، لذلك نتجاهل بسهولة تلك الرسائل الطويلة جدًا أو الكثيرة الكلمات أو غير المُنسقة جيدًا.

مع رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية، من المهم الوصول إلى النقطة المهمة مباشرةً، ولكن من المهم أيضًا إيجاد توازن بين الصراحة المفرطة والإسهاب.

أول شيء يجب فعله هو تنظيم بريدك الإلكتروني مع ترك مساحة بيضاء كبيرة. لا أحد يريد قراءة كتلة ضخمة من النص، لذا احتفظ بفقراتك بحد أقصى 2-3 جمل، واترك مساحة كافية حول كل فقرة.

كيفية إنهاء بريد إلكتروني احترافي

لا ينبغي أن تضيع خاتمتك مساحة بتلخيص البريد الإلكتروني. بدلًا من ذلك، اختتم الأمور بخطوات العمل. على سبيل المثال:

هل تطلب مدخلات لمشروع محدد؟ تأكد من تذكيرهم بما تحتاجه بالضبط ومتى:

“مقترح المشروع مستحق صباح يوم الجمعة، لذا إذا كان بإمكانك إرسال هذه الأسعار إلي بحلول يوم الخميس الساعة 2 ظهرًا، فسيكون لديّ متسع من الوقت لمراجعته وتجميعه معًا”.

هل تقدم معلومات لشخص ما؟ تأكد من أنهم يعرفون أنه يمكنهم التواصل معك إذا كان لديهم أي ملاحظات أو أسئلة “نأمل أن تجد جميع هذه المعلومات مفيدة. لا تتردد في التواصل إذا كانت لديك أي أسئلة على الإطلاق. يسعدني تقديم المساعدة”.

هل تطلب عقد اجتماع؟ لا تنس اقتراح تاريخ ووقت:

لإعطاء بريدك الإلكتروني فرصة للنجاح، اتبع أفضل ممارسات عناوين الموضوع التي أثبتت جدواها:

• كن موجزًا باستخدام 3-4 كلمات فقط.
• اجعلها شخصية باستخدام اسمهم أو اسم نشاطهم التجاري.
• حافظ على الطابع غير الرسمي من خلال الكتابة كما لو كنت تُتواصل مع صديق أو زميل قديم.
• أشعل الفضول من خلال طرح سؤال أو بدء قصة.
• قدّم سياقًا لإضافة الوضوح والاهتمام.
• يجب اختبار عناوين الموضوعات بدقة وتطويرها باستمرار، ولكن لكتابة عناوين موضوعات واضحة وناجحة حقًا، فكر في ما يدفعك لفتح رسالة بريد إلكتروني.

 تحيات ختامية احترافية

أحد أكبر الأخطاء التي تنتشر في رسائل البريد الإلكتروني المهنية هو حشر التحية الختامية في توقيعك. يؤدي القيام بذلك إلى جعل تحيتك تبدو غير صادقة، وغالبًا ما يتم قطعها في منصات بريد إلكتروني معينة.

إذن، ما هي التحية الختامية التي يجب عليك استخدامها؟ يختلف العثور على التحية المناسبة حسب الموقف. على سبيل المثال: “مع أطيب التمنيات”

إذا كان مستلِمك يشرع في مشروع جديد، فإن “مع أطيب التمنيات” ستكون رهانًا آمنًا. ومع ذلك، إذا كان الأمر مجرد طلب اجتماع أو بعض معلومات المنتج، فستبدو “مع أطيب التمنيات” خارج السياق.

وفي دراسة أجرتها Boomerang، حققت رسائل البريد الإلكتروني التي انتهت بـ”شكرًا مُقدمًا” معدل استجابة هائل بلغ 65.7 %. تتمتع هذه العبارة بجودة التهديد المزدوج، حيث تعبر عن الامتنان في ختامك، ولكنك تحدد أيضًا توقعًا بأنهم سيفعلون ما تطلبه. “أُقدّر [مُدخلاتك، ملاحظاتك، مساعدتك، إلخ]”.

لا يمكنك أن تخطئ حقًا في التعبير عن التقدير بأي طريقة. يعد إنهاء الرسالة بامتنان طريقة أكيدة للحصول على استجابة إيجابية، ولا ينبغي إغفالها.

تجنب عبارات ختامية مثل “تحياتي”، “مع خالص التقدير”، “مع فائق الاحترام” وما شابه ذلك إن أمكن. على الرغم من عدم وجود أي خطأ في هذه العبارات، إلا أنها ثقيلة ومستخدمة بشكل مفرط ولا تظهر حماسًا يذكر.

 توقيعات البريد الإلكتروني الاحترافية

كتلة توقيع البريد الإلكتروني هي مجال آخر ناضج للإيجاز. ليست هناك حاجة لتضمين كل عنوان ويب ورابط وسائط اجتماعية ورقم هاتف تحت تصرفك. من الناحية المثالية.  يجب أن تلتزم بـ 3-4 أسطر. إليك كل ما تحتاجه لتوقيع بريد إلكتروني احترافي:

السطر 1: اسمك

تأكد من حذف الألقاب التي قد تكون غير لائقة في بيئة احترافية.

السطر 2: المسمى الوظيفي واسم الشركة

بالإضافة إلى إعطاء السياق، يمكن أن يعمل هذا السطر أيضًا كرابط مضمن لموقع الويب الخاص بك، مما يوفر مساحة أكبر.

السطر 3: رقم الهاتف

امنح المستلِم طريقة بديلة للوصول إليك، مثل رقم هاتف عملك. يمكن أن يعطي أيضًا سياقًا حول موقعك دون الحاجة إلى إضافة عنوان فعلي من المُحتمل ألا يستخدموه أبدًا.

بعد هذه الأسطر الثلاثة الأولية، يمكنك إضافة سطر رابع لتوفير رابط إلى منصة وسائط اجتماعية أو عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء أو جائزة ذات صلة حصلت عليها أنت أو شركتك مؤخرًا إلى توقيع بريدك الإلكتروني.

قواعد نحوية وإملائية خالية من العيوب

تعد رسائل البريد الإلكتروني غير الرسمية أكثر تسامحًا مع الأخطاء المطبعية والنحوية، لكن لا يوجد مجال لهذه الأخطاء في البريد الإلكتروني الاحترافي.

عند كتابة بريد إلكتروني رسمي، فأنت إما لا تعرف الشخص الآخر جيدًا، أو تكتب إلى شخص “ذي سلطة” (مثل رئيسك في العمل أو شخص تجري معه أعمالًا تجارية). في كلتا الحالتين، سيكون مستلِمك أكثر ميلًا لأخذ رسالتك على محمل الجد عندما لا تكون مليئة بمشكلات بناء الجملة والكلمات التي بها أخطاء إملائية وعلامات الترقيم المفقودة. هذه الأخطاء ليست غير احترافية فحسب – بل يمكن أن تكون أيضًا عوائق للقارئ وتجعل رسالتك أكثر صعوبة في الفهم.

يعد بريدك الإلكتروني فرصتك لإحداث انطباع قوي، وتُعطي قدراتك الكتابية المستلِم أدلة حول مهاراتك ومستوى تعليمك وجودة عملك. إذا كان بريدك الإلكتروني يحتوي على أخطاء إملائية أو مشكلات نحوية، فسيؤثر ذلك على رأي المُستلِم فيك.

 تنسيق متسق

على الرغم من أن منصة البريد الإلكتروني الخاصة بك قد تقدم خطوطًا وأحجام خطوطًا وخيارات تنسيق متعددة مثل الخط الغامق أو المائل، إلا أنه من الأفضل ترك رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية كنص عادي.

يعد استخدام خطوط أو أحجام خطوط مختلفة طريقة شائعة للتأكيد على كلمات أو عبارات معينة داخل البريد الإلكتروني. لكن هذه الاختلافات غالبًا ما تجعل البريد الإلكتروني أكثر صعوبة في القراءة ويمكن أن تشتت الانتباه عن رسالتك.

في البريد الإلكتروني الاحترافي، البساطة هي الأفضل. استخدم خطًا وحجم خط سهل القراءة، والتزم بهما في جميع أنحاء نص البريد الإلكتروني. سيكون مُستلِمك أكثر ميلًا للتركيز على ما هو مهم عندما لا تشتت انتباهه بالخطوط والألوان والتنسيق.

 لغة بسيطة

حتى إذا كانت لديك مفردات كبيرة وتستمتع باستخدامها، فإن بريدك الإلكتروني ليس المكان المناسب لاستعراضها. لن يتحدث أو يكتب الجميع مثلك، لذا اجعلها بسيطة. هدفك الأساسي ليس إبهار المستلِم بكتاباتك، بل الحصول على رد أو إجراء مُحدد.

تضمن الكتابة على مستوى الصف الثامن أن الشخص الآخر سيعرف ما تقوله، دون أدنى شك. لا شيء يضيع في الترجمة، مما يعني أن لديك فرصة أفضل للحصول على ما تطلبه.

استخدم أدوات مثل تطبيق Hemingway المجاني للحفاظ على رسالتك بسيطة وسهلة القراءة.

كل يوم لديك فرصة لتحسين صورتك وبناء علامتك التجارية الشخصية من خلال إظهار احترافيتك عبر البريد الإلكتروني.

ويتمثل إرسال رسائل بريد إلكتروني واضحة وفعالة في إيجاد التوازن الصحيح بين الصدق والإيجاز والبنية. تذكر أن الإقلال هو الأفضل، وأن البساطة أفضل، ولا تنس تضمين عبارة واضحة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء في جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. سيؤدي القيام بذلك إلى حصولك على معدل استجابة أعلى للعملاء المُحتملين، ومزيد من التفاعل، وصقل صورتك العامة.

The post 10 خطوات لإرسال بريد إلكتروني مثل المحترفين appeared first on مجلة رواد الأعمال.